Schreiben für Unternehmen: Was soll getan werden?

Kommunikation ist so subtil und natürlich, dass wir selten über seine unempfindliche Präsenz in unserem Leben nachdenken. Dank moderner Technologie können wir gleichzeitig mit Dutzenden von Menschen kommunizieren, egal wo wir uns befinden. Es ist nicht nur vorteilhaft für die private Kommunikation, sondern auch für die Entwicklung und Aufrechterhaltung der Geschäftsbeziehung. Die wachsende Online-Präsenz hat jedoch die Art und Weise verändert, wie wir kommunizieren, und den Fokus von der persönlichen Kommunikation auf den indirekten Kontakt über verschiedene Online-Kanäle verlagert. Es hat die Leute aufgefordert, mehr zu lesen und zu schreiben als tatsächlich zu sprechen. Daher ist eine effektive schriftliche Kommunikation für Unternehmen äußerst wichtig, in denen Informationen in den meisten Fällen nicht persönlich übermittelt werden.

Wenn es in der privaten schriftlichen Kommunikation fast keine Regeln gibt, ist das Schreiben für Unternehmen fast eine Kunst. Das Hauptziel des Schreibens für Unternehmen ist die Übermittlung von Informationen an die Zielgruppe oder das Anfordern von Informationen. Ein effektives Geschäftsschreiben muss genau, vollständig und präzise sein. Der Text sollte für den Leser leicht verständlich sein, da die Leser potenzielle Kunden sind, die Produkte / Dienstleistungen, die dieses Unternehmen anbietet, verwenden oder nicht verwenden. Daher gibt es bestimmte Schritte, die ein Autor befolgen muss, um ein Stück effektives Schreiben für das Unternehmen zu erstellen.

1. Nehmen Sie eine Sie-Einstellung an

Business Writing muss ein angemessenes Organisationsniveau haben; Es sind keine Auslassungen oder falscher Fokus zulässig, da diese das Schreiben weniger klar machen können. Wenn Sie über das Publikum sprechen, ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass das Schreiben von Unternehmen effektiver ist, wenn Sie sich auf das konzentrieren, was Ihr Leser hören möchte, und nicht auf das, was Sie sagen oder tun werden. In diesem Fall ist ein Leser (Hörer) ein Schlüsselcharakter, da er gleichzeitig ein potenzieller Kunde ist. Sagen Sie beispielsweise nicht „Ich habe eine Rückerstattung für Sie beantragt“ . Es ist besser zu sagen, dass „Sie erhalten Ihr Geld in 2-3 Arbeitstagen zurück“. Kunden interessieren sich nicht für das, was Sie tun oder wie Sie es tun, sie möchten wissen, wie genau es ihr Leben beeinflussen kann. Konzentrieren Sie sich daher auf das, was sie erreichen, wenn sie Ihre Versicherungsagentur wählen / Ihren neuen Lippenstift kaufen / an einer Versammlung in einem Park teilnehmen, anstatt ihnen endlose Listen zu bieten von Fakten.

2. Sei nicht zu wortreich

Während des Schreibens sollte sich der Autor der Länge bewusst sein. Das Schreiben für Unternehmen muss präzise und klar sein, nicht blumig und ausführlich. Es unterscheidet sich von Buchschreiben und anderen Sachbüchern, da das Schreiben von Unternehmen spezifischer ist und wichtige Daten enthält. Das Schreiben von Unternehmen muss weder zu kurz noch zu lang sein, da es effektiv und leicht verständlich sein muss, aber es dauert nicht viel Zeit, um es zu lesen. Leider sind die Leute heutzutage nicht bereit, viel zu lesen, insbesondere beschäftigte Geschäftsleute. Versuchen Sie also, direkt zu einem Punkt zu kommen, ohne zu wortreich zu sein. „Weise Männer sprechen, weil sie etwas zu sagen haben; Narren, weil sie etwas sagen müssen“ (Plato). Sei weise und lass dich nicht mitreißen, nur weil du etwas schreiben musst.

3. Geschäftsstil

Einen Fehler bei der Auswahl eines Schreibstils nicht zu machen, ist ein halber Job. Denken Sie in Bezug auf Lexis daran, Jargon und exquisiten Wortschatz nicht zu überbeanspruchen. Versuchen Sie, sich an eine einfache Sprache zu halten, die die meisten Menschen verstehen. Natürlich kann die Verwendung von Begriffen und spezifischem Vokabular gerechtfertigt sein, aber versuchen Sie, Ihr Schreiben einfacher und kundenfreundlicher zu gestalten. Wenn Sie sich ein alltägliches englisches Äquivalent eines Buchbegriffs oder eines Fremdwortes vorstellen können, entscheiden Sie sich dafür. Eingängige Wörter tun Ihnen in der Tat einen schlechten Dienst, da sie den Leser, anstatt Aufmerksamkeit zu erregen, den Text vollständig ignorieren. Also anstatt um Hilfe zu bitten, bitte um Hilfe; Hab keine Angst, Simple mich anstelle von mir selbst zu benutzen. Geschäftsschreiben soll keine verborgene Bedeutung haben; Es zielt darauf ab, klare Informationen zu liefern, die leicht verständlich sein sollten.

Die Syntax für das Schreiben von Unternehmen erfordert kurze Sätze und die Prävalenz der aktiven Stimme. Seien Sie außerdem vorsichtig genug, um einen ausführenden Produzenten nicht zu nennen, Mr. Wright, „Mrs. Wright“, „Mr. Right“ oder behaupten, er sei ein Executive Story Editor. Wenn Sie sich nicht sicher sind, fragen Sie besser jemanden, der es weiß, aber machen Sie diese peinlichen Fehler nicht. Es ist in einer Geschäftswelt unverzeihlich. Beseitigen Sie außerdem die Verwendung von Ausrufezeichen in Ihrem Schreiben und beenden Sie Ihre Briefe mit einer höflichen „Bestätigung“ anstelle von „Cheers“ oder „Später“.

4. Korrekturlesen und Bearbeiten

Nach dem Abschluss des Schreibteils muss jeder Autor das Schreiben von Geschäftsschreiben Korrektur lesen und bearbeiten. Korrekturlesen bezieht sich auf das erneute Lesen der Schrift, um sicherzustellen, dass alle Gedanken korrekt auf dem Papier ausgedrückt werden. Es werden beispielsweise keine Wörter weggelassen, keine Endungen weggelassen, keine Homonyme verwendet. Das Korrekturlesen ermöglicht das Beheben solcher Fehler. Es folgt die Bearbeitung, da es das Fixieren und Ändern des Materials ermöglicht, um es besser zu machen. Die Bearbeitung kümmert sich auch um Grammatikfehler. Autoren suchen häufig die Hilfe von professionellen Redakteuren , die genau wissen, was zu tun ist, um das Schreiben von Unternehmen professioneller zu machen. Wenn Sie sich entscheiden, Ihr Schreiben selbst zu überprüfen, geben Sie ihm etwas Zeit, um sich auszuruhen und in ein paar Stunden oder sogar Tagen mit einem frischen Geist darauf zurückzukommen. Wenn Sie einen frisch geschriebenen Text erneut lesen, können Sie wahrscheinlich nur Tippfehler beheben, da alle anderen Fehler nur gemacht wurden und von Ihrem Gehirn noch nicht als Fehler wahrgenommen werden. Wenn Sie zu Ihrem Schreiben zurückkehren, versuchen Sie es vorzulesen – es wird Ihnen helfen, selbst die geringsten stilistischen Mängel zu erkennen.

5. Einige andere Tipps von uns

• Vorlagen erstellen. Sie werden überrascht sein, wie viel Zeit und Mühe es zu sparen ist, um Vorlagen als Leitfaden zu verwenden. Es hilft Ihnen nicht nur, Fehler und Tippfehler zu beseitigen, sondern Sie werden auch sicher sein, dass keine Punkte fehlen und Informationen richtig strukturiert sind. Löschen Sie bestimmte Details aus formalen E-Mails, Memos oder Lebensläufen und erstellen Sie ein „Skelett“, das Sie in Zukunft verwenden können.
• Beenden Sie Ihr Schreiben mit einem „Aufruf zum Handeln“. Um sich abzuheben, sollte Ihre Botschaft eine Reaktion hervorrufen. Es ist ratsam, Ihren Lesern einen Hinweis darauf zu geben, was Sie mit Informationen tun sollen, die Sie gerade bereitgestellt haben, da sie sich wahrscheinlich nicht wundern.
• Faktuelle Informationen hinzufügen. Lassen Sie Zahlen und Zahlen für sich sprechen. Die von Ihnen bereitgestellten Informationen klingen beeindruckender, wenn Sie sie mit Grafiken oder Statistiken sichern. Abgesehen davon wird Ihr Text weniger wortreich.

Schreiben ist zweifellos wichtig im Geschäft. Es ist ein Fehler, ihm wenig Anerkennung zu geben, da es eine Essenz der modernen Geschäftskommunikation ist. Schlecht geschriebene E-Mails und Präsentationen können den Ruf des Unternehmens ernsthaft beeinträchtigen. Daher wird es sich letztendlich auszahlen, sich zu bemühen, Ihr Schreiben zu verbessern.