Escritura para empresas: ¿Qué se debe hacer?

La comunicación es algo tan sutil y natural, que rara vez reflexionamos sobre su presencia insensible en nuestras vidas. Gracias a la tecnología moderna, podemos comunicarnos con decenas de personas al mismo tiempo, sin importar dónde estemos. No solo es ventajoso para la comunicación privada, sino también para desarrollar y mantener relaciones comerciales. Sin embargo, la creciente presencia en línea ha cambiado la forma en que nos comunicamos, cambiando el enfoque de la comunicación cara a cara a contacto indirecto a través de diferentes canales en línea. Ha instado a las personas a leer y escribir más que hablar, por lo tanto, la comunicación escrita efectiva es extremadamente importante para las empresas, donde en la mayoría de los casos la información no se entrega personalmente.

Cuando en la comunicación escrita privada casi no hay reglas, escribir para los negocios es casi un arte. El principal objetivo de la redacción para empresas es transmitir información al público objetivo o solicitar información de ella. Una escritura comercial efectiva debe ser precisa, completa y concisa. El texto debe ser fácilmente comprensible para el lector, ya que los lectores son clientes potenciales que pueden optar por usar o no usar productos/servicios que ofrece este negocio. Por lo tanto, hay pasos particulares que un escritor debe seguir para crear una escritura efectiva para los negocios.

1. Adopta una actitud tú

La redacción empresarial debe tener un nivel apropiado de organización; No se permiten omisiones ni enfoque incorrecto, ya que pueden hacer que la escritura sea menos clara. Hablando de la audiencia, es importante recordar que la escritura comercial será más efectiva si te enfocas en lo que tu lector quiere escuchar, no en lo que vas a decir o hacer. En este caso, un lector (oyente) es un personaje clave, ya que es un cliente potencial al mismo tiempo. Por ejemplo, no digas “Te he solicitado un reembolso”; Es mejor decir “Recibirás tu dinero en 2-3 días hábiles”. Los clientes no están interesados en lo que haces o cómo lo haces, quieren saber cómo puede afectar exactamente su vida. Por lo tanto, concéntrate en lo que lograrán si eligen tu agencia de seguros/Compra tu nuevo lápiz labial/ Asiste a una reunión en un parque, en lugar de proporcionarles un sinfín listas de hechos.

2. No seas demasiado prolijo

Mientras escribe, el autor debe ser consciente de la longitud. La escritura para los negocios debe ser concisa y clara, no florida y detallada. Se diferencia de escritura de libros y otros tipos de no ficción, ya que la escritura comercial es más específica y contiene datos importantes. La escritura comercial no debe ser ni demasiado corta ni demasiado larga, ya que tiene que ser efectiva y fácilmente comprensible, pero no tome mucho tiempo para leerla. Desafortunadamente, las personas no están dispuestas a leer mucho en estos días, especialmente a los empresarios ocupados, así que trate de llegar directamente a un punto sin ser demasiado prolijo. “Los sabios hablan porque tienen algo que decir; tontos porque tienen que decir algo” (Platón). Sé sabio y no te dejes llevar solo porque estás obligado a escribir algo.

3. Estilo de negocios

No cometer un error al elegir un estilo de su escritura es la mitad de un trabajo. En términos de Lexis, recuerde no abusar de la jerga y el vocabulario exquisito; Trate de ceñirse a un lenguaje sencillo que la mayoría de la gente entienda. Por supuesto, puede justificarse el uso de términos y vocabulario específico, pero trate de hacer que su escritura sea más simple y amigable con el cliente. Si puede pensar en un equivalente en inglés cotidiano de cualquier término libresco o palabra extranjera, opte por él. Las palabras pegadizas, de hecho, le hacen un flaco favor, ya que en lugar de llamar la atención, hacen que el lector ignore el texto por completo. Entonces, en lugar de pedir ayuda, pida ayuda; No tengas miedo de usar un yo simple en lugar de mí mismo. La escritura comercial no pretende tener ningún significado oculto; Su objetivo es entregar información clara que debe ser fácilmente comprensible.

La sintaxis de escritura empresarial requiere oraciones cortas y prevalencia de voz activa. Aparte de eso, tenga cuidado de no llamar a un productor ejecutivo el Sr. Wright “Sra. Wright”, “Sr. Right” o afirmar que es un editor ejecutivo de la historia. Si no estás seguro, pregúntale a alguien que sepa, pero no cometas esos errores vergonzosos. Es imperdonable en un mundo de negocios. Aparte de eso, elimine el uso de signos de exclamación en su escritura y asegúrese de terminar sus cartas con un cortés “saludos” en lugar de “aplausos” o “más tarde”.

4. Corrección y edición

Después de completar la parte de escritura, cualquier escritor debe corregir y editar la redacción comercial. corregición de corrección se refiere a releer el escrito para asegurarse de que todos los pensamientos se expresen correctamente en el papel. Por ejemplo, no se omiten palabras, no quedan finales, no se utilizan homónimos. La revisión permite corregir tales errores. La edición sigue, ya que permite arreglar y cambiar el material para mejorarlo. La edición también se ocupa de los errores gramaticales. Los escritores a menudo buscan la ayuda de editores profesionales que saben exactamente qué hacer para que la escritura comercial suene más profesional. Si decides revisar tu escritura tú mismo, dale un poco de tiempo para que descanse y vuelve a ella con una mente fresca en un par de horas o incluso días. Volver a leer un texto recién escrito probablemente le permitirá corregir solo los errores tipográficos, ya que todos los demás errores se acaban de cometer y aún no son percibidos como errores por su cerebro. Cuando regrese a su escritura, intente leerlo en voz alta; lo ayudará a detectar incluso los más mínimos defectos estilísticos.

5. Algunos otros consejos de nosotros

• Crea plantillas. Te sorprenderá saber cuánto tiempo y esfuerzo ahorras para usar plantillas como guía. No solo te ayudará a eliminar errores y errores tipográficos, sino que también estarás seguro de que no faltan puntos y que la información está estructurada correctamente. Elimine cualquier detalle específico de correos electrónicos, notas o currículos formales y cree un “esqueleto” para usar en el futuro.
• Termine su escritura con un “llamado a la acción”. Para destacar, su mensaje debe provocar una reacción. Es aconsejable darles a sus lectores una pista sobre qué hacer con una información que acaba de proporcionar, porque es poco probable que se pregunten.
• Agregue información fáctica. Deje que los números y las cifras hablen por sí mismos. La información que proporcione sonará más impresionante si la respalda con gráficos o estadísticas. Aparte de eso, hará que su texto sea menos prolijo.

Escribir es, sin duda, importante en los negocios. Es un error darle poco crédito, ya que es una esencia de la comunicación empresarial moderna. Los correos electrónicos y las presentaciones mal escritos pueden dañar seriamente la reputación comercial. Por lo tanto, poner un esfuerzo en mejorar su escritura es algo que eventualmente dará sus frutos.