为商业写作：应该做什么？

交流是如此微妙和自然的东西，以至于我们甚至很少思考它在我们生活中的无意义的存在。 多亏了现代技术，无论我们身在何处，我们都可以同时与数十人进行交流。 它不仅有利于私人通信，而且有利于发展和维护业务关系。 然而，不断增长的在线形象已经改变了我们的交流方式，将重点从面对面的交流转移到通过不同的在线渠道进行间接联系。 它敦促人们阅读和写作的次数多于实际口语，因此有效的书面交流对企业来说极为重要，在大多数情况下，信息不是个人传递的。

当在私人书面交流中几乎没有规则时，为商业写作几乎是一门艺术。 为企业写作的主要目标是向目标受众传达信息或向其请求信息。 有效的商业写作必须准确、完整、简洁。 文本应该易于读者理解，因为读者是可能选择使用或不使用此业务提供的产品/服务的潜在客户。 因此，作者需要遵循一些特定的步骤来为商业创作一篇有效的写作。

1.采用你的态度

商业写作必须有适当的组织水平； 不允许遗漏或不正确的焦点，因为这些会使写作变得不那么清晰。 谈到观众，重要的是要记住，如果您专注于读者想要听到的内容，而不是您将要说什么或做什么，那么商务写作会更有效。 在这种情况下，读者（听众）是一个关键角色，因为他/她同时是潜在的客户。 例如，不要说“我已为您申请退款”； 最好说 “您将在 2-3 个工作日内收到您的钱”。 客户对您的工作或方式不感兴趣，他们想知道这对他们的生活有何影响。 因此，请关注他们在选择您的保险机构/购买您的新口红/参加公园聚会时将实现的目标，而不是为他们提供无穷无尽的聚会 事实清单。

2.不要太冗长

在写作的时候，作者应该知道长度。 商务写作必须简洁明了，不要华而不实和冗长。 它不同于 书籍写作 和其他类型的非小说类，因为商业写作更具体，包含重要数据。 商业写作不能太短也不能太长，因为它必须有效且易于理解，但不要花太多时间阅读它。 不幸的是，这些天人们不愿意阅读很多东西，尤其是忙碌的商人，所以尽量直截了当地说，不要过于冗长。 “智者说话是因为他们有话要说；傻瓜是因为他们必须说些什么”（柏拉图）。 明智，不要因为你需要写东西而得意忘形。

3. 商业风格

在选择写作风格时没有犯错是一半的工作。 在词汇方面，请记住不要过度使用行话和精致的词汇； 尝试坚持大多数人理解的简单语言。 当然，使用术语和特定词汇是合理的，但请尝试使您的写作更加简单和客户友好。 如果您能想到任何书呆子术语或外来词的日常英语，请选择它。 朗朗上口的词，事实上，你对你造成了伤害，因为它们没有引起注意，而是让读者完全忽略了文本。 因此，与其寻求帮助，不如寻求帮助； 不要害怕使用简单的我而不是我自己。 商业写作并不意味着任何隐藏的意义； 它旨在提供应该易于理解的清晰信息。

商务写作语法需要简短的句子和主动语态的流行。 除此之外，要小心不要称执行制片人赖特先生为“赖特夫人”、“正确先生”或声称他是执行故事编辑。 如果你不确定，最好问问知道的人，但不要犯那些令人尴尬的错误。 在商业世界中，这是不可原谅的。 除此之外，在您的写作中消除感叹号的使用，并确保以礼貌的“问候”而不是“干杯”或“以后”结束您的信件。

4.校对和编辑

完成写作部分后，任何作者都必须校对和编辑商业写作。 校对是指重新阅读这篇文章，以确保所有想法都在纸上正确表达。 例如，没有单词被省略，没有结束的结尾，没有使用同音词。 校对允许修复此类错误。 编辑随之而来，因为它允许修复和更改材料以使其更好。 编辑还处理语法错误。 作家经常寻求专业编辑的帮助，他们确切地知道该怎么做才能使商业写作听起来更专业。 如果您决定自己检查您的写作，请给它一些时间休息，并在几个小时甚至几天内以全新的心态重新开始。 重新阅读新书写的文本可能只会让您修复拼写错误，因为所有其他错误都只是犯了，并且尚未被您的大脑视为错误。 回到你的写作时，试着大声朗读——它会帮助你发现最轻微的风格缺陷。

5.我们的其他一些提示

• 创建模板。您会惊讶地了解使用模板作为指南节省了多少时间和精力。 它不仅可以帮助您消除错误和拼写错误，而且您还可以确保没有任何点丢失并且信息结构正确。 从正式的电子邮件、备忘录或简历中删除任何特定的详细信息，并创建一个“骨架”以供将来使用。
• 以“行动号召”结束你的写作。 为了脱颖而出，你的信息应该会引起反应。 明智的做法是让您的读者了解如何处理您刚刚提供的信息，因为他们不太可能想知道自己。
• 添加事实信息。 让数字和数字自己说话。 如果您用图表或统计数据备份，您提供的信息会听起来更令人印象深刻。 除此之外，它将使您的文本不那么冗长。

毫无疑问，写作在商业中很重要。 很少相信它是错误的，因为它是现代商业传播的精髓。 写得不好的电子邮件和演示会严重损害商业声誉。 因此，努力改进你的写作是最终的回报。