7 Tipps zum Schreiben einer E-Mail, die schwer zu ignorieren ist

Viele Leute neigen dazu zu denken, dass sie gut darin sind, E-Mails zu schreiben, wenn sie sie jeden Tag senden und empfangen. Antworten die Leute jedoch auf Ihre E-Mails so, wie Sie es erwarten? Oder ignorieren sie einfach Ihre Nachrichten? In der Tat müssen Sie neben guten Schreibfähigkeiten einige Aspekte berücksichtigen, die wesentlich dazu beitragen, E-Mails zu erstellen, die die Aufmerksamkeit auf sich ziehen und eine Person dazu bringen, Ihre Informationen richtig wahrzunehmen.

1. Informative Betreffzeile. Betreffzeile ist offensichtlich einer der wichtigsten Punkte beim Schreiben einer E-Mail. Es muss kurz sein (5-7 Wörter), obwohl Sie einen Kleber auf Ihren Inhalt ausdrücken. Wenn die Betreffzeile eingängig ist, wird Ihre E-Mail außerdem eher gelesen. Es ist besser, Sätze wie „dringend, bitte lesen“, „sehr wichtige Botschaft“, „Notfall“ und so weiter auszulassen. Auf diese Weise können Sie niemals sicher sein, dass etwas, das für Sie dringend oder wichtig ist, bedeutet, dass es jemand für dasselbe hält. Daher wird niemand Ihre E-Mail mit einer solchen Betreffzeile öffnen. Anstatt zu behaupten, dass Ihre Inhalte so dringend und wichtig sind, ist es besser, eine informative Betreffzeile zu schreiben, z. „Morgen-Meeting wird abgesagt“, „Wie Sie Ihre Verkäufe nutzbringender machen“ usw.
2. Salutation. Beginnen Sie Ihre E-Mail mit einer Anrede, in der Sie die Person mit ihrem / ihrem Namen oder / und dem Nachnamen “Dear Mr. Smith”, “Lieber Laura Brown” ansprechen. In einigen Fällen kennen Sie möglicherweise den Namen eines Empfängers nicht. Daher können Sie eine generische Anrede verwenden, um wen es betrifft, “Sehr geehrte Damen und Herren” usw. Am Ende einer generischen Begrüßung können Sie einen Doppelpunkt hinzufügen.
3. Brief und auf den Punkt Inhalt. Es gibt Leute, die nicht wirklich gerne lesen, besonders wenn es um lange Texte geht. Wenn sie also einen Brief mit einem dichten Inhalt erhalten, ignorieren sie ihn eher und kehren nie wieder zu Ihrer E-Mail zurück. Bleiben Sie konzentriert und präzise. Es könnte sehr nützlich sein, eine Einführung zu schreiben, in der die wichtigsten Punkte hervorgehoben werden, die Sie präsentieren werden.
4. Formaler und höflicher Ton. Denken Sie daran, dass E-Mails wie traditionelle Geschäftsbriefe einen höflichen und formellen Ton erfordern. Kontraktionen wie PLS, MSG, RPLY, Slang und Jargon eignen sich nicht für Business Writing . Die Art und Weise, wie Sie Ihre E-Mail erstellen, spiegelt deutlich Ihre Professionalität, Ihre Schreibfähigkeiten, Ihre Liebe zum Detail und Ihre Fähigkeit wider, Ihre Gedanken auszudrücken. Daher ist ein gewisses Maß an Formalität erforderlich. Schließen Sie Ihre E-Mail mit höflichem “Alles Gute”, “Mit freundlichen Grüßen”, “Respektvoll Ihre”, “Danke für Ihre Überlegung”, je nach Situation.
5. Highlight and Capitalize. Wenn Ihre E-Mail nicht aus ein paar Sätzen besteht, ist der Inhalt viel einfacher zu verdauen, wenn er in gut organisierte Einheiten unterteilt ist. Markieren Sie die wichtigsten Punkte, indem Sie Text fett oder kursiv setzen, die Absätze nummerieren und die Kapitalisierung des Geistes einhalten. Obwohl die Kapitalisierung den Schwerpunkt erweitert, übertreiben Sie nicht, alles wichtig zu machen. Denken Sie daran, dass Sie niemanden mit einer Handvoll Informationen bombardieren möchten.
6. Vermeiden Sie sperrige Anhänge. Wenn Sie Ihrer E-Mail eine Datei hinzufügen möchten, überprüfen Sie die Größe. Aufgrund von großen Dateien können Ihre E-Mails einfach in Spam abgefangen werden. So wird niemand bemerken, dass Sie eine E-Mail gesendet haben. Wenn Sie jedoch eine sperrige Datei bereitstellen müssen, fügen Sie einfach einen Link zusammen mit einem oder zwei Sätzen ein, die Ihren Anhang beschreiben.
7. Korrekturlesen. Auch wenn Sie glauben, dass Sie ein professioneller Schriftsteller sind, leugnen Sie niemals Korrekturlesen . Glücklicherweise gibt es eine automatische Rechtschreibprüfung, die die Tippfehler korrigieren kann. Bevor Sie Ihre E-Mail senden, müssen Sie sie jedoch Korrektur lesen und prüfen, ob Ihre Aussagen klar, korrekt und leicht zu verstehen sind.

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